Administrator danych osobowych

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych z siedzibą w Łodzi, ul. J. Matejki 16, 91-402 Łódź. Może się Pani/Pan z nim skontaktować drogą elektroniczną na adres e-mail: rdlp@lodz.lasy.gov.pl , telefonicznie pod numerem: 42 631 79 00 lub pocztą tradycyjną na adres wskazany powyżej. Administrator danych, mając na uwadze założenia art. 5 RODO, stosuje przy przetwarzaniu danych zasady: zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz integralności i poufności.
2. Kontakt z: Inspektorem Ochrony Danych Osobowych pod adresem e-mail: iodo@lodz.lasy.gov.pl

Cel i podstawy przetwarzania

Poniżej przedstawiamy cele przetwarzania Pani/Pana danych. Jako administrator będziemy przetwarzać Pani/Pana dane w szczególności:

1. W celu realizacji umowy sprzedaży drewna lub usług oraz dzierżawy, najmu itp.
2. W celu zatrudniania jak również rekrutacji,
3. W celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności rachunkowych i podatkowych,
4. W celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
5. W celu zapobiegania nadużyciom i oszustwom statystycznym i archiwizacyjnym,
6. W celu wykazania przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych przez okres, w którym jednostki organizacyjne PGL Lasy Państwowe, zobowiązane są do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia ich kontroli przez organy publiczne.

Dane te przetwarzane są wyłącznie w niezbędnym zakresie, uzasadnionym wyżej opisanym celem przetwarzania.

Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych przez jednostki organizacyjne PGL Lasy Państwowe są:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
2. art. 6 ust. 1 lit c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez okres przedawnienia roszczeń lub odpowiednio przez okres uzasadniony koniecznością przechowywania dokumentacji księgowej zgodnie z przepisami. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, termin przedawnienia wynosi 3 lata. Zgodnie zaś z art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przechowuje się przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie ostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. W związku z powyższym Pani/Pana dane przechowywane będą przez czas obowiązywania umowy zawartej z klientami, a także po jej zakończeniu, maksymalnie przez okres 5 lat od dnia zakończenia roku obrotowego, w którym nastąpiło wykonanie umowy.

W przypadku gdy Pani/Pana dane przetwarzane są w celu zawarcia umowy – jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy w ciągu dwóch miesięcy, dane osobowe związane z rozmowami o tej umowie zostaną niezwłocznie usunięte, (chyba, że ich dalsze przetwarzanie będzie uzasadnione dalszym prowadzeniem rozmów negocjacyjnych, w celu zawarcia umowy, przez okres prowadzenia tychże negocjacji wydłużony o dwa miesiące), w celach rekrutacyjnych – 2 lata, dokumentacji pracowniczej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (50 lat).

Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać ujawnione uczestniczącym w procedurach przetargowych jednostkom organizacyjnym PGL Lasy Państwowe, podmiotom współpracującym. Do Pani/Pana danych mogą też mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające), tj. firmy prawnicze, informatyczne, księgowe.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
2. prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych,
3. prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych,
4. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie danych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do realizacji celu dla którego dane są zbierane.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany

Dane pochodzące z rejestrów publicznych/przekazane przez Panią/Pana

Jednocześnie informujemy, mając na uwadze art. 13 RODO, że w przypadku gdy przekazał/a Pan/Pani nam swoje dane, przetwarzamy je z uwagi na to, iż zostały one nam przekazane w zakresie niezbędnym do realizacji celu dla którego dane są zbierane.

Przekazane dane mogą zostać uzupełnione o dane pochodzące z publicznych rejestrów, o ile była taka konieczność, np. odpowiednio z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej RP lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Dane te są przetwarzane w celach opisanych na wstępie, o ile posiadają walor danych osobowych, w zakresie niezbędnym, a podyktowanym wyżej opisanymi celami.